Assistant(e) administratif/ve pour les activités de HD en Afrique francophone

Basé(e) à Genève
Taux d’occupation : 80%
Prise de fonction : dès que possible

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les coordinatrices régionales et le coordinateur financier des projets en Afrique francophone, et appuiera une équipe multiculturelle. Sous la responsabilité du coordinateur financier, le ou la futur(e) assistant(e) administratif/ve assumera les tâches suivantes :

Finance :

  • Contribuer à l’élaboration et au suivi des budgets ;
  • S’assurer que les demandes de remboursement de frais respectent la politique de l’organisation concernant les voyages ;
  • Vérifier les factures et leur validation avant paiement ;
  • Garantir l’allocation appropriée des dépenses sur les fonds des donateurs.

Logistique et administration :

  • Gérer la logistique des voyages des employés, des consultants et des visiteurs externes, y compris la réservation de billets d’avion, et de chambres d’hôtel, la gestion des assurances et l’obtention des visas ;
  • Soutenir et gérer l’organisation de réunions en Europe, en Afrique et ailleurs en fonction des besoins ;
  • Négocier les tarifs et les contrats avec les fournisseurs externes (notamment les hôtels) ;
  • Préparer les contrats de mandat des consultants et gérer la documentation contractuelle liée à ces derniers;
  • Aider à l’intégration des nouveaux collaborateur et consultants.

Qualifications: Le ou la futur(e) assistant(e) administratif/ve doit être au bénéfice d’un minimum de trois ans d’expérience confirmée dans le domaine administratif et notamment dans l’organisation de voyages et d’évènements. En outre, il/elle doit posséder une expérience préalable dans le domaine financier, être à l’aise avec les chiffres et avec Excel. Le/la candidat(e) doit maîtriser le français et l’anglais tant à l’écrit qu’à l’oral.

Personnalité: Le ou la futur(e) assistant(e) administratif/ve devra être à l’aise dans un environnement dynamique qui évolue rapidement. Il/elle devra être capable de travailler de manière autonome et flexible et de cultiver un fort esprit d’équipe, y compris avec les équipes situées à distance. Nous cherchons un(e) candidat(e) dont l’objectif professionnel se situe dans les métiers administratifs et logistiques et dont la satisfaction au travail découle du support accordé aux autres.

Si cette position vous intéresse et que vous remplissez les critères définis ci-dessus, merci d’envoyer un dossier complet (CV : maximum 2 pages + une lettre de motivation) à l’adresse suivante hrgeneva@hdcentre.org avant le 15 octobre 2019.

HD promeut l’égalité des chances en matière d’emploi.

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